Що таке дебіторська заборгованість? Керівництво до розуміння дебіторської заборгованості та її важливості

Що таке дебіторська заборгованість?

Дебіторська заборгованість – це сума, що підлягає сплаті підприємством за товари та послуги, які вже поставлені клієнту, але не оплачені.

Більшість суб’єктів підприємницької діяльності пропонують свої товари та послуги в кредит та за готівку. Клієнтам, які купують в кредит, товар або послуга надається наперед, після чого вони отримують рахунок-фактуру. Проте вони можуть оплатити рахунок-фактуру через деякий час, зазвичай від 30 днів до 12 місяців.

Протягом кредитного періоду сума заборгованості залишатиметься як залишок дебіторської заборгованості за рахунком-фактурою, доки клієнт її не сплатить.

Загалом, дебіторська заборгованість вашого бізнесу показує, скільки готівки ви ще не отримали від клієнтів, і є надійним індикатором фінансового стану вашого бізнесу.

Тим не менш, важливо зазначити, що дебіторська заборгованість стосується не лише суми, а й процесу стягнення грошей, належних вашому бізнесу Приклади дій, які можна розглянути як ДЗ-процеси, включають:

• Складання та надсилання рахунків-фактур клієнтам
• Моніторинг того, чи були оплачені рахунки
• Відстеження неоплачених рахунків-фактур
• Звірка рахунків-фактур

Звучить дуже схоже на ваш загальний процес виставлення рахунків? Так здається , оскільки це саме те, що передбачає ДЗ. Деякі люди також називають процес дебіторської заборгованості виставленням рахунків або дебіторською заборгованістю за рахунками.

По суті, дебіторська заборгованість представляється як борг або кредит, наданий вашому клієнту. Однак, оскільки сума вказана за надані послуги або товари, клієнт юридично зобов’язаний заплатити вам, що робить це активом (а не заборгованістю) на вашому балансі.

Які є приклади дебіторської заборгованості?

Прикладами дебіторської заборгованості є:

• Продажі, здійснені клієнтам за допомогою кредиту магазину
• Передплати (раз на два місяці, щомісяця або іноді на рік)
• Платежі в розстрочку або прострочені платежі
• Суми рахунків-фактур

Все це вважається дебіторською заборгованістю, оскільки для клієнта витрати підлягають сплаті після того, як він вже отримав товар або послугу.

Дебіторська та кредиторська заборгованість

Кредиторська заборгованість протилежна дебіторській заборгованості. Коли підприємство винне певну суму іншій стороні, воно зобов’язане сплатити цей борг.

Наприклад, якщо ви отримали товар від постачальника, але ще не заплатили, ця сума відноситься до кредиторської заборгованості для вас і дебіторської заборгованості для постачальника.

Які бізнес-цілі дебіторської заборгованості?

Існує кілька бізнес-цілей для використання дебіторської заборгованості. Деякі з них включають наступні пункти:

Умови максимізації доходу

Дебіторська заборгованість вашого бізнесу має важливе значення для оцінки його прибутковості та може бути одним із найстабільніших показників отримання доходу. Це вичерпне керівництво покаже вам, скільки грошей надходить у вашу компанію.

При оцінюванні прибутковості вашого бізнесу, ви можете перевірити свою дебіторську заборгованість та інші активи за своїми пасивами.

Якщо ви віднімаєте пасиви від активів і результат позитивний, ваш бізнес прибутковий.

Якщо ні, вам потрібно знайти способи збільшити свій дохід. Дебіторська заборгованість та інші короткострокові або оборотні активи, такі як грошові платежі, є найкращим способом зробити це швидко.

Крім того, процеси дебіторської заборгованості допомагають клієнтам вчасно оплачувати рахунки. Ці процеси відстежують неоплачені рахунки-фактури та контролюють клієнтів, які ще не сплатили, гарантуючи, що вони вчасно сплачують свої неоплачені рахунки-фактури. Як результат, дебіторська заборгованість гарантує, що ваш бізнес підтримує стабільний грошовий потік і процвітає.

Зменшення прострочених боргів

Борги клієнтів неминучі при веденні бізнесу. Але ви можете значно зменшити свої втрати від прострочених боргів за допомогою належних процесів виставлення рахунків за дебіторську заборгованість.

Результати процесів дебіторської заборгованості дають точне уявлення про ідеальних клієнтів для роботи та тих, хто, ймовірно, збільшить ваші витрати простроченими боргами.

Ви дізнаєтеся, які клієнти мають хорошу історію своєчасних платежів і можете надати їм більший кредит, уникаючи клієнтів з високим рівнем ризику.

Ваш бухгалтерський відділ також може використовувати розуміння процесів дебіторської заборгованості для належного резервування прострочених боргів та знаходження способів захистити ваш бізнес від фінансових втрат.

Поліпшення клієнтського сервісу

Хороша система ДЗ дозволяє підприємствам надавати клієнтам відмінне обслуговування. Ви можете персоналізувати свою взаємодію з клієнтами і підштовхнути їх до постійної взаємодії з вашим бізнесом.

Побудова довіри таким чином підвищує лояльність клієнтів. Клієнти матимуть бажання продовжувати співпрацювати з вами.

Визначення сфер для вдосконалення

Інформація зі звітів про рух грошових коштів може допомогти вам визначити бізнес-процеси, які добре працюють, та інші, які потребують вдосконалення. Ви також можете отримати цінну інформацію для формування стратегій зростання вашого бізнесу, аналізуючи звіти про рух грошових коштів.

Що таке облік дебіторської заборгованості та ключові показники ефективності?

Облік та ключові показники ефективності дебіторської заборгованості – це кількісні показники, які ви можете використовувати для оцінки ефективності ваших процесів дебіторської заборгованості та оцінки широких можливостей розвитку бізнес-процесів.

Деякі з найважливіших показників ДЗ, на які слід звернути увагу, включають наступне:

Процес дебіторської заборгованості

Процес дебіторської заборгованості – це детальний і добре задокументований процес, який включає п’ять окремих етапів:

Створення кредитів

Компанія створює умови кредитування та вирішує, яку суму кредиту вона може надати клієнтам. Щоб визначити це, може знадобитися перевірити кредитну історію клієнта та отримати уявлення про рівень використання кредиту, щоб ви могли бути впевнені, що клієнт здійснить свої платежі протягом необхідного часу.

Виставлення рахунків

Виставлення рахунків відбувається після доставки товарів або послуг клієнту. Зробити це можна вручну, підготувавши та надіславши паперовий рахунок поштою або в електронному вигляді.

Електронні рахунки-фактури можуть створені у різних форматах: рахунки, надіслані електронною поштою або з використанням рахунків-фактур, створених і надісланих за допомогою програмного забезпечення для дебіторської заборгованості.

Ми рекомендуємо автоматизувати цей процес, інтегрувавши надійне програмне забезпечення для виставлення рахунків дебіторської заборгованості з існуючим бухгалтерським програмним забезпеченням.

Це пов’язано з тим, що виставлення рахунків є обмеженою у часі роботою: чим швидше клієнт отримує рахунок-фактуру, тим вищі шанси на своєчасну оплату.

Прийом платежів

Ви можете отримувати платежі клієнтів через різні канали, включаючи банківські wire-перекази, віртуальні кредитні картки, ACH-платежі або паперові чеки.

Ми рекомендуємо налаштувати різні канали онлайн-платежів, щоб клієнтам було легко та зручно оплачувати свої заборгованості.

Але пам’ятайте, що налаштування та запуск кожного варіанту онлайн-оплати пов’язані з певними витратами. Переконайтеся, що ваш бізнес зможе врегулювати додаткові витрати на вибрані вами способи оплати.

Заява на отримання готівки

Процес подання заявки на отримання готівки передбачає підтвердження того, що ви отримали платіж від клієнта, і позначення його рахунку-фактури як оплаченого.

Це може бути виснажливим процесом, оскільки підприємства отримують тисячі платежів. Розгляньте можливість використання автоматизованого програмного забезпечення для створення заяв на отримання готівки, щоб спростити процес.

Стягування коштів

Якщо ви не отримуєте до узгодженої дати, рахунок клієнта стає простроченим.

Ви можете перенести його в категорію боржників, де колектор намагатиметься зв’язатися з клієнтом і працювати з ним, щоб отримати платіж.

Переваги дебіторської заборгованості

Характерна риса дебіторської заборгованості полягає в тому, що вона є як оборотними, так і ліквідними активами. Їхній статус як оборотного активу означає, що клієнт повинен здійснити виплату належної суми протягом року або менше.

Як ліквідний актив, вам доступна дебіторська заборгованість. Вони є частиною більш доступного капіталу вашого бізнесу, який ви можете використовувати як джерело повсякденних коштів.

Ваша компанія може використовувати дебіторську заборгованість як заставу за кредитними заявками та для виконання короткострокових грошових зобов’язань.

Завдяки обом цим характеристикам дебіторської заборгованості, її доступності та швидкій окупності, вони стають життєво важливим джерелом оборотного капіталу для щоденного використання вашою компанією.

Недоліки дебіторської заборгованості

Основним недоліком дебіторської заборгованості є відсутність гарантії, що клієнт сплатить належну суму.

Звичайно, існує юридичне зобов’язання, особливо коли у вас є документальне підтвердження, як-от рахунок-фактура або підписана угода. Однак клієнт все одно може не сплатити належну суму.

Іноді, особливо з меншими сумами, вам, можливо, доведеться списати суму як збиток або витрати на прострочені платежі. Це пов’язано з тим, що витрати на ведення справи законним чи іншим чином (з використанням ваших ресурсів) можуть набагато перевищити заборговану суму.

Що робити, якщо клієнти не платять?

Якщо клієнти вчасно не сплачують суми, які вони вам заборгували, прийміть будь-який із наведених нижче заходів:

Відключайте клієнтів, які платять із запізненням

Якщо у вас є постійні клієнти, які не погашують свої борги, подумайте про те, щоб переглянути їхні кредитні відносини з вашою компанією. Ви можете спочатку надіслати їм попередження та припинити кредитування після повторюваних неоплачених вчасно платежів.

Продовжуйте пропонувати кредити лише тим клієнтам, які вчасно погашують свої платежі.

Конвертувати свою дебіторську заборгованість у довгострокову ноту

Перетворення дебіторської заборгованості клієнтів у векселі для отримання коштів дає їм більше часу для погашення боргу. Це найкращий хід, якщо ви не хочете списувати неоплачену суму і вважати її простроченим боргом.

Як векселі для отримання коштів, сума нарахованих боргів вважається поточним або необоротним активом у бухгалтерських книгах.

Залучити до співпраці колекторське агентство

Ви також можете найняти колекторське агентство, яке зв’яжеться з клієнтом від вашого імені та змусить його заплатити.

Як оптимізувати процес дебіторської заборгованості

Ось кілька порад наших експертів, які допоможуть вам ефективніше керувати процесом дебіторської заборгованості для збільшення коефіцієнта оборотності:

Розробіть чітку та цілком зрозумілу кредитну політику

Ваші клієнти повинні знати, на що вони погоджуються, коли купують в кредит у вашій компанії. Ви також повинні мати докази їхньої згоди на ваші умови. Встановлення простих письмових кредитних політик та угод стане вам у пригоді, коли вам доведеться притягнути боржників до відповідальності.

Також використовуйте свою кредитну політику як можливість окреслити вимоги вашого ідеального боржника, приймаючи лише платоспроможних заявників, які відповідають цьому профілю.

Надайте клієнтам більше способів оплати

Надання клієнтам різних способів оплати може зменшити потребу в стягненні дебіторської заборгованості пізніше. Окрім готівки особисто та електронного переказу, ви можете скористатися спеціальними фінансовими послугами для міжнародних платежів. Прагніть зробити оплату легкою та швидкою для тих, хто сплачує свій борг.

Зателефонуйте їм і заплануйте регулярні нагадування

Важливо стежити за залишками на рахунку. Нагадування клієнтам про заборговані платежі можуть бути корисні тим, хто й справді забув про платіж. Це також гарантує, що ви не загубите цей платіж у низці інших та не втратите гроші.

Автоматизуйте свій процес

Ви можете автоматизувати різні етапи процесу дебіторської заборгованості. Наприклад, ви можете автоматизувати виставлення рахунків за допомогою автоматизованих шаблонів, таких як безкоштовні конструктори рахунків-фактур і налаштування періодичних рахунків-фактур для розстрочок або підписок. За допомогою якісного програмного забезпечення ви також можете автоматизувати нагадування про оплату для своїх клієнтів.

Payoneer дозволяє інтегрувати QuickBooks зі своїм глобальним платіжним рішенням. Це дозволяє автоматизувати звірку рахунків-фактур, зіставляючи рахунки-фактури з вашим доходом. Ви також можете звірити дебіторську та кредиторську заборгованість, щоб точніше оцінити свій прибуток.

Висновок

Управління бізнесом вимагає стійкого балансу між гнучкістю та контролем. Звичайно, розвиток відносин з клієнтами є дуже важливим, і продаж їм у кредит може зміцнити довіру між вашою компанією та клієнтами. Однак цей процес вимагає чітких політик і правил, а також добре контрольованої системи.

Якщо ви власник малого бізнесу або фрілансер, вам потрібно розуміти та оптимізувати процеси дебіторської заборгованості, щоб ви могли покращити управління грошовими коштами.

Ефективно контролюйте свою дебіторську заборгованість за допомогою наведеної вище інформації та дотримуючись порад, які ми надали.