ใบแจ้งหนี้คืออะไร และเหตุใดคุณจึงต้องใช้ใบแจ้งหนี้เหล่านี้ในการดำเนินธุรกิจ

ในโลกของธุรกิจ การเรียนรู้ทั้งภายในและภายนอกเกี่ยวกับการบัญชีและการออกใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อการประสบความสำเร็จ การทำความเข้าใจพื้นที่นี้เป็นพื้นฐานในการทำให้แน่ใจว่าคุณได้รับเงินจากลูกค้าตรงเวลา ในอัตราที่เหมาะสม และรายงานรายได้ของคุณอย่างถูกต้องต่อนักบัญชีหรือเจ้าหน้าที่

ในบทความไกด์นี้ เราจะเจาะลึกโลกแห่งการออกใบแจ้งหนี้และทำความเข้าใจว่าใบแจ้งหนี้คืออะไร ดูตัวอย่าง ทำความเข้าใจว่าทำไมจึงมีความสำคัญ และอื่นๆ อีกมากมาย

ใบแจ้งหนี้คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารทางบัญชีที่ผู้ขายมอบให้ผู้ซื้อ โดยแสดงรายการบริการหรือสินค้าที่จัดส่งและต้นทุนทั้งหมดที่ต้องชำระ โดยในที่สุดแล้วใบแจ้งหนี้คือการแจ้งให้ผู้ซื้อทราบว่าจำเป็นต้องชำระค่าบริการที่ได้รับ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการขายทั้ง B2B และ B2C

โดยทั่วไปใบแจ้งหนี้จะออกหลังจากส่งมอบบริการหรือสินค้าแล้ว แต่ก่อนที่จะชำระเงิน นี่คือข้อแตกต่างหลักระหว่างใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน ด้วยเหตุนี้ ประเทศและรูปแบบธุรกิจต่างๆ จึงมีกฎระเบียบที่แตกต่างกัน และการตรวจสอบเอกสารทางบัญชีที่คุณต้องออกและ ณ จุดใดของกระบวนการขายจึงเป็นสิ่งสำคัญเสมอ

โดยทั่วไปจะมีอะไรอยู่บ้างในใบแจ้งหนี้?

อาจมีองค์ประกอบที่หลากหลายรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับธุรกิจ เราได้แสดงรายการองค์ประกอบที่พบบ่อยที่สุดบางส่วนไว้ด้านล่าง:

• ส่วนหัวใบแจ้งหนี้:ประกอบด้วยชื่อธุรกิจ ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ หมายเลขใบแจ้งหนี้ หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี เว็บไซต์ และวันที่
• ข้อมูลลูกค้า: ชื่อและข้อมูลติดต่อของลูกค้า
• คำอธิบายของผลิตภัณฑ์หรือบริการ: ในส่วนนี้ประกอบด้วยคำอธิบายโดยละเอียดของสินค้าหรือบริการที่มีให้ ตลอดจนปริมาณ ราคาต่อหน่วย และราคารวมของแต่ละรายการ
• จำนวนเงินที่ต้องชำระทั้งหมด:นี่คือจำนวนเงินทั้งหมดที่ค้างชำระสำหรับสินค้าทั้งหมดในใบแจ้งหนี้ รวมถึงภาษีหรือส่วนลดด้วย
• เงื่อนไขการชำระเงิน: เงื่อนไขการชำระเงินค่าสินค้าและบริการของบริษัท
• ค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้า: ค่าธรรมเนียมหรือค่าปรับใด ๆ ที่เกิดขึ้นสำหรับการชำระล่าช้า
• ข้อมูลเพิ่มเติม:ซึ่งรวมถึงค่าธรรมเนียมการจัดส่งและการจัดการ ข้อกำหนดและเงื่อนไข และคำแนะนำพิเศษ

ใบแจ้งหนี้ประเภทต่าง ๆ มีอะไรบ้าง?

การป้องกันการฉ้อโกงการชำระเงินเป็นสิ่งสำคัญในการปกป้องธุรกิจจากการสูญเสียทางการเงินและความเสียหายต่อชื่อเสียง ต่อไปนี้คือคำแนะนำยอดนิยมของเราสำหรับวิธีป้องกันตนเองจากการฉ้อโกง:

• ใบแจ้งหนี้ร้านค้าปลีก:รายละเอียดรายการ ราคา ภาษี และส่วนลด ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ใช้โดยธุรกิจขายตรง รวมถึงผู้ค้าปลีกเสื้อผ้า เครื่องใช้ไฟฟ้า และอาหาร
• Proforma Invoice: ลูกค้าจะได้รับ Proforma Invoice ก่อนการทำธุรกรรม มันอธิบายราคาและรับการชำระเงิน ผู้ซื้อจากต่างประเทศใช้ Proforma Invoice สำหรับการจัดหาเงินทุน ตราสารเครดิต และศุลกากร ผู้ส่งออกทั่วโลกก็ใช้ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้เช่นกัน
• ใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์: บริษัทการค้าระหว่างประเทศใช้ใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์เพื่ออธิบาย ประเมินมูลค่า และขนส่งผลิตภัณฑ์ จะต้องแสดงต่อเจ้าหน้าที่ศุลกากรของประเทศผู้นำเข้าเพื่อกำหนดอากรศุลกากรและภาษี
• ใบแจ้งหนี้รายเดือน : ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้จะใช้เป็นรายเดือนหรือรายปีสำหรับสมาชิก โดยส่วนใหญ่จะสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติและให้ข้อมูลเดียวกันกับใบแจ้งหนี้ บริการบำรุงรักษาและการสมัครสมาชิกใช้ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ
• ใบลดหนี้ : ผู้บริโภคจะได้รับใบกำกับเครดิตเมื่อพวกเขาส่งคืนผลิตภัณฑ์หรือบริการ หรือเมื่อจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนบัญชี
• ใบเพิ่มหนี้ :ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้จะถูกส่งไปยังผู้บริโภคเมื่อจำเป็นต้องมีการเรียกเก็บเงินเพิ่มเติม โดยจะเพิ่มผลรวมบวกให้กับใบแจ้งหนี้
• ใบแจ้งหนี้ใบบันทึกเวลา: ใบแจ้งหนี้นี้ขึ้นอยู่กับชั่วโมงของพนักงานหรือผู้รับเหมา รวมชั่วโมงทำงาน อัตราค่าจ้าง และยอดครบกำหนดชำระแล้ว ฟรีแลนซ์และที่ปรึกษาใช้ใบแจ้งหนี้ไทม์ชีทเพื่อติดตามชั่วโมงและเรียกเก็บเงินจากลูกค้า
• ใบแจ้งหนี้การชำระเงินล่วงหน้า: ใบแจ้งหนี้นี้ร้องขอการชำระเงินก่อนที่จะให้บริการหรือผลิตภัณฑ์ บริษัทออกแบบเว็บไซต์และนักวางแผนจัดงานแต่งงานใช้ใบแจ้งหนี้การชำระเงินล่วงหน้าเพื่อบันทึกธุรกรรมและขอการชำระเงิน

การออกใบแจ้งหนี้ช่วยธุรกิจประเภทต่างๆ ได้อย่างไร

ธุรกิจประเภทต่างๆ อาจใช้ใบแจ้งหนี้ด้วยเหตุผลที่แตกต่างกัน นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

• ฟรีแลนซ์หรือผู้รับงานว่าจ้างอิสระเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับงานโครงการ พวกเขามักจะใช้ใบแจ้งหนี้ Proforma หรือมาตรฐานที่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับบริการ เงื่อนไขการชำระเงิน และคำแนะนำ
• เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กใช้ใบแจ้งหนี้ที่แตกต่างกันตามความต้องการของพวกเขา ตัวอย่างเช่น เจ้าของร้านค้าปลีกใช้ใบแจ้งหนี้ของร้านค้าปลีกเพื่อเรียกเก็บเงินจากผู้บริโภค ในขณะที่บริษัทผู้ให้บริการใช้ใบแจ้งหนี้ในแผ่นเวลาเพื่อบันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้
• องค์กรขนาดใหญ่ใช้ใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์สำหรับการค้าระหว่างประเทศ ใบแจ้งหนี้รายเดือนสำหรับการชำระเงินปกติ และใช้ใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้สำหรับการเปลี่ยนแปลงใบแจ้งหนี้
• บริษัทอีคอมเมิร์ซและตลาดออนไลน์ใช้ใบแจ้งหนี้ต่างๆ ขึ้นอยู่กับวิธีการชำระเงินและแพลตฟอร์ม บริษัทต่างๆ ใช้ใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์สำหรับธุรกรรมข้ามพรมแดน และใช้ใบแจ้งหนี้การชำระเงินล่วงหน้าสำหรับการชำระเงินล่วงหน้า

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้

วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างใบแจ้งหนี้คือการใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะที่ได้รับการอนุมัติให้ใช้ในประเทศของคุณ เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ สิ่งที่คุณต้องทำคือเพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้อง รวมถึงรายละเอียดการติดต่อ บริการหรือสินค้าที่ให้ ราคา ฯลฯ โดยไม่ต้องจัดการกับการสร้างรูปแบบหรือการออกแบบ

เมื่อคุณส่งใบแจ้งหนี้แล้ว สิ่งสำคัญคือต้องติดตามว่าใบแจ้งหนี้ใดบ้างที่ชำระแล้ว และใบแจ้งหนี้ใดที่ยังค้างชำระอยู่ เมื่อใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ ควรทำโดยอัตโนมัติ

คำถามที่พบบ่อย