Что такое Дебиторская задложенность? Руководство для понимания сути ДЗ и ее важности

Что такое дебиторская задолженность?

Дебиторская задолженность — это сумма, причитающаяся предприятию за товары и услуги, уже предоставленные покупателю, но еще не оплаченные.

Большинство бизнесов предлагают свои товары и услуги в кредит и за наличные. Клиенты, покупающие в кредит, получают счет, а также товар или услугу авансом. Они могут оплатить счет в течение некоторого времени, обычно от 30 дней до 12 месяцев.

В течение кредитного периода сумма задолженности будет оставаться в виде дебиторской задолженности в инвойсе до тех пор, пока клиент его не оплатит.

В целом, дебиторская задолженность вашего бизнеса показывает, сколько денег вам еще предстоит получить от клиентов, и является надежным индикатором финансового состояния вашего бизнеса.

Важно отметить, что дебиторская задолженность относится не только к сумме, но и к процессу сбора денег, причитающихся вашему бизнесу. Примеры действий, которые вы можете рассматривать в качестве процессов ДЗ:

• Составление и отправка счетов клиентам
• Отслеживание уже оплаченных инвойсов
• Отслеживание неоплаченных счетов
• Сверка инвойсов

Звучит как обычный процесс работы с инвойсами? Действительно, это и есть ДЗ. Некоторые также называют процесс дебиторской задолженности выставлением счетов или задолженностью по счетам.

По сути, дебиторская задолженность представляет собой долг или кредит, предоставленный вашему клиенту. Однако из-за того, что эта сумма относится к уже предоставленным услугам или товарам, клиент по закону обязан заплатить вам, что делает эту сумму активом (а не обязательством) в вашем балансе.

Каковы примеры задолженности?

Примеры задолженности:

• Продажи клиентам с использованием кредита магазина
• Подписки (ежемесячные, раз в два месяца и иногда ежегодные)
• Рассрочка платежа
• Суммы счетов

Все это считается дебиторской задолженностью, поскольку расходы покупателя подлежат оплате уже после того, как он получил товары или услуги.

Дебиторская задолженность и кредиторская задолженность

Кредиторская задолженность является противоположностью дебиторской задолженности. Когда компания должна определенную сумму другой стороне, она обязана выплатить этот долг.

Например, если вы получили товар от поставщика, но еще не заплатили, эта сумма попадает в статью кредиторской задолженности для вас и дебиторской задолженности для поставщика.

Каковы бизнес-цели дебиторской задолженности?

Процессы дебиторской задолженности преследуют несколько бизнес-целей. Среди них:

Максимизация прибыли

ДЗ вашего бизнеса имеет важное значение для оценки его прибыльности и может быть одним из самых стабильных показателей получения дохода. Это наиболее точный способ показать, сколько денег поступает в вашу компанию.

Оценивая прибыльность вашего бизнеса, вы можете сравнить свою дебиторскую задолженность и другие активы со своими обязательствами.

Если вы вычитаете пассивы из активов и результат положительный, ваш бизнес прибылен.

Если нет, вам нужно найти способ увеличить доход. Дебиторская задолженность и другие краткосрочные или текущие активы, такие как платежи наличными — лучший способ сделать это быстро.

Кроме того, процессы ДЗ помогают клиентам своевременно оплачивать свои счета. Эти процессы помогают отслеживать неоплаченные счета и контролировать клиентов, которые еще не заплатили, обеспечивая своевременную оплату счетов. В результате ДЗ гарантирует, что ваш бизнес будет поддерживать стабильный денежный поток и процветать.

Сокращение плохого долга

Клиентские задолженности — неизбежная часть бизнеса. Но вы можете значительно сократить свои потери по задолженностям с помощью правильных процессов выставления счетов.

Эффективные процессы ДЗ дают понимание того, кто является хорошим клиентом, а кто, скорее всего, увеличит ваш долг.

Вы будете знать, какие клиенты имеют хорошую историю своевременных платежей, и сможете предоставлять кредит только им, избегая при этом клиентов с высоким уровнем риска.

Ваша бухгалтерия также может использовать информацию о процессах дебиторской задолженности для правильного резервирования безнадежных долгов и поиска способов защитить ваш бизнес от финансовых потерь.

Улучшение отношений с клиентами

Хорошая система ДЗ позволяет компаниям обеспечивать отличное обслуживание клиентов. Вы можете персонализировать взаимодействие с клиентами и помочь им улучшить отношения с вашим бизнесом.

Доверие — ключ к лояльности клиентов. Клиенты будут хотеть продолжать работать с вами.

Определение областей для улучшения

Информация из отчетов о движении денежных средств может помочь вам определить бизнес-процессы, которые работают хорошо, а также те, которые требуют улучшения. Вы также можете получить ценную информацию для разработки стратегий роста вашего бизнеса, проанализировав отчеты о движении денежных средств.

Каковы ключевые метрики и KPI дебиторской задолженности?

Метрики и ключевые KPI дебиторской задолженности — это количественные показатели, которые вы можете использовать для оценки эффективности ваших процессов ДЗ и бизнес-процессов в целом.

Некоторые из наиболее важных показателей ДЗ, на которые следует обратить внимание:

Процесс дебиторской задолженности

Процесс ДЗ — это подробный и хорошо документированный процесс, который включает в себя пять отдельных этапов:

Создание кредита

Компания определяет условия кредита и решает, какой размер кредита она готова предоставить своим клиентам. Для определения этого может потребоваться проверка кредитной истории клиента и анализ того, как он использует кредит, чтобы вы могли быть уверены, что он произведет платеж в срок.

Выставление счетов

Выставление счетов происходит после того, как вы предоставляете товары или услуги покупателю. Это можно делать вручную, подготовив и отправив бумажный счет по почте или в электронном виде.

Электронные счета могут быть разных форматов, например, счета, которые отправляются по электронной почте, или счета, созданные и отправленные с помощью специализированного программного обеспечения.

Мы рекомендуем автоматизировать этот процесс, подключив к вашим бухгалтерским программам надежное программное обеспечение для выставления счетов дебиторской задолженности.

Это важно, потому что выставление счетов — это срочная работа: чем быстрее клиент получит свой счет, тем выше вероятность того, что он произведет своевременную оплату.

Прием платежей

Вы можете получать платежи от клиентов разными способами, включая банковские переводы, виртуальные кредитные карты, ACH-дебетование или бумажные чеки.

Мы рекомендуем настроить различные методы онлайн-платежей, чтобы клиентам было легко и удобно оплачивать свои счета.

Но помните, что настройка и использование каждого метода онлайн-платежей сопряжены с определенными затратами. Убедитесь, что ваш бизнес может покрыть все расходы, связанные с выбранными вами способами оплаты.

Внесение средств

Процесс внесения денежных средств включает в себя подтверждение получения вами платежа от клиента и пометку его счета как оплаченного.

Этот процесс может быть непрост, поскольку компании получают тысячи платежей. Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для автоматического внесения денежных средств, чтобы упростить этот процесс.

Сбор средств

Если вы не получите и не внесете платеж к дате крайнего срока оплаты, счет клиента станет просроченным.

Вы можете передать счет в отдел сборов (коллеторский отдел), где коллектор попытается связаться с клиентом и поработать над получением платежа.

Преимущества дебиторской задолженности

Природа дебиторской задолженности заключается в том, что она представляет собой как оборотные, так и ликвидные активы. Статус оборотного актива означает, что клиент должен произвести оплату причитающейся суммы в течение года или раньше.

Будучи ликвидным активом, дебиторская задолженность доступна вам. Дебиторская задолженность составляет часть доступного капитала вашего бизнеса, который вы можете использовать в качестве источника повседневных средств.

Ваша компания может использовать дебиторскую задолженность в качестве гарантии по кредитам или для выполнения краткосрочных денежных обязательств.

Благодаря обеим характеристикам дебиторской задолженности, ее доступности и быстрому возврату, она становится жизненно важным источником оборотного капитала для вашей компании, который можно использовать ежедневно.

Недостатки дебиторской задолженности

Главным недостатком дебиторской задолженности является отсутствие гарантии того, что клиент выплатит причитающуюся сумму.

Конечно, существуют юридические обязательства, особенно если у вас есть документальные доказательства, такие как счет или подписанное соглашение. Однако клиент всегда может отказаться оплачивать долг.

Иногда, особенно в случае небольших сумм, вам, возможно, придется списать эту сумму как убыток или расходы по безнадежной задолженности. Это связано с тем, что затраты на ведение дела в суде или иным образом (с использованием ваших ресурсов) могут значительно превысить прибыль от получения долга.

Что если клиенты не платят?

Если клиенты не могут вовремя оплатить свои задолженности, вы можете сделать следующее:

Откажитесь от клиентов, которые не платят в срок

Если у вас есть клиенты, которые регулярно не выплачивают свои долги, подумайте о том, чтобы пересмотреть их кредитные отношения с вашим бизнесом. Вы можете сначала отправить им предупреждение, а в случае, если они вновь задержат оплату, лишить их кредита.

Давайте кредит только тем клиентам, которые вовремя оплачивают свои счета.

Преобразуйте свою дебиторскую задолженность в долгосрочные векселя.

Преобразование дебиторской задолженности клиентов в вексельную задолженность дает им больше времени для погашения долга. Это лучший выход, если вы не хотите списывать невыплаченную сумму и считать ее безнадежным долгом.

В качестве вексельной задолженности сумма долга считается в ваших бухгалтерских записях текущим или внеоборотным активом.

Наймите коллекторское агентство

Вы также можете нанять коллекторское агентство, чтобы связаться с клиентом от вашего имени и заставить его заплатить.

Как оптимизировать процесс дебиторской задолженности

Вот несколько советов наших экспертов, которые помогут вам более эффективно управлять процессом ДЗ и улучшить показатели сбора средств:

Поработайте над максимально понятной кредитой политикой

Ваши клиенты должны знать, на какие условия они соглашаются, когда берут кредит у вашей компании. Вы также должны иметь доказательства того, что они согласны на ваши условиям. Понятная и четко прописанная кредитная политика и подписанные соглашения помогут вам, если вам понадобится привлечь должников к ответственности.

Кроме того, вы можете использовать свою кредитную политику как критерий отбора, одобряя только тех претендентов на кредит, которые соответствуют требованиям и могут выполнять платежи.

Предоставьте клиентам больше способов оплаты

Предоставление клиентам различных вариантов оплаты может снизить необходимость в последующем взыскании дебиторской задолженности. Помимо наличных и электронных переводов, вы можете использовать специализированные финансовые сервисы для международных платежей. Оплата должна быть простой как для тех, кто платит сразу, так и для тех, кто выплачивает долг.

Звоните клиентам и отправляйте регулярные напоминания.

Важно следить за неоплаченными счетами. Иногда клиенты просто забывают заплатить: напоминание будет полезно. Это также гарантирует, что вы не пропустите платежи и не потеряете деньги по своему недосмотру.

Автоматизируйте процессы

Вы можете автоматизировать различные этапы процесса обработки дебиторской задолженности. Например, вы можете автоматизировать выставление счетов, используя автоматизированные шаблоны, такие как бесплатные конструкторы счетов или настроить повторяющиеся счета для рассрочки или подписки. С помощью хорошего программного обеспечения вы также можете автоматизировать напоминания о платежах для своих клиентов.

Payoneer позволяет вам подключить QuickBooks к нашему международному платежному решению. Это позволяет вам автоматизировать сверку счетов и сопоставление их с вашим доходом. Вы также можете сверять дебиторскую и кредиторскую задолженность, чтобы более точно оценивать свою прибыль.

Заключение

Управление бизнесом требует баланса между гибкостью и контролем. Конечно, развитие отношений с клиентами жизненно важно, и продажа в кредит может укрепить доверие между вашим бизнесом и покупателями. Однако этот процесс требует четкой политики и прописанных правил, а также хорошо контролируемой системы работы.

Если вы владелец малого бизнеса или фрилансер, вам нужно хорошо разобраться в дебиторской задолженности и оптимизировать процесс работы с ней, чтобы улучшить управление денежными средствами.

Эффективно контролируйте свою дебиторскую задолженность, используя приведенную выше информацию и следуя нашим практическим советам.