A guide to accounting: what it is and how it works

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es el proceso de registrar, analizar, interpretar y sintetizar las transacciones financieras de una empresa u organización. Permite medir, reportar y comunicar información financiera a los interesados pertinentes.

La importancia de la contabilidad

La contabilidad cumple varias funciones cruciales en el mundo comercial. Ayuda a monitorear el rendimiento financiero, a tomar decisiones informadas, a cumplir con regulaciones, asegurar el financiamiento y evaluar la salud general de una organización.

Principios básicos de contabilidad

Para asegurar la precisión y la consistencia, la contabilidad sigue un conjunto de principios y lineamientos. Estos principios incluyen:

• El principio de congruencia: los gastos deben reconocerse y registrarse en el mismo período contable que la ganancia con la que se relacionan
• Principio de reconocimiento de ingresos: los ingresos deben reconocerse y registrarse cuando se ganan, sin importar cuándo se reciba el pago
• Principio de consistencia: los métodos y prácticas de contabilidad deben ser consistentes a lo largo del tiempo, para permitir comparaciones significativas de declaraciones financieras entre diferentes períodos
• El principio de materialidad: la información financiera debe revelarse si su omisión o inexactitud pudieran influenciar el proceso de toma de decisiones de los usuarios que confían en las declaraciones financieras

Tipos de contabilidad

Hay diferentes ramas de contabilidad, cada una cumple con un propósito específico.

• La contabilidad de gestión se focaliza en la toma de decisiones internas
• La contabilidad financiera involucra la preparación de declaraciones financieras para partes interesadas externas
• La contabilidad tributaria se ocupa de asuntos relacionados con los impuestos
• La auditoría asegura la precisión y la adecuación de los registros financieros

Diferentes necesidades contables para diferentes tipos de negocios

Cada tipo de negocio tiene sus propias necesidades únicas cuando se trata de contabilidad. Echemos un vistazo a algunos tipos:

• Freelancers – los freelancers y dueños de negocios independientes tienen la opción de preparar sus impuestos por sí mismos o contratar a un contador para que se ocupe de todo por ellos. Esta opción depende generalmente del tamaño del negocio específico.
• Marketplaces – los dueños de marketplaces no solo tienen que manejar su negocio y ventas online, sino también informar a las autoridades sobre los vendedores de su marketplace. Naturalmente, esto complica las cosas y hace más importante para el dueño del negocio tener implementados sistemas y profesionales a mano para ocuparse de sus necesidades de contabilidad.
• Negocios y startups – aunque estos pueden ser pequeños en tamaño y al comienzo de su recorrido, es crucial que tengan sus necesidades contables en orden. Es por eso que a menudo contratan ayuda externa (consultores/contadores) para asegurarse de estar correctamente establecidos y para manejar las operaciones diarias.
• Corporaciones y empresas – estos negocios suelen tener departamentos de contabilidad internos que se ocupan de las necesidades contables.

¿Qué es el ciclo contable?

El ciclo contable consiste en una serie de pasos que los contadores siguen para registrar y analizar las transacciones financieras. Estos pasos incluyen:

• Identificar y analizar transacciones
• Volcar al registro
• Ingresar al libro de contabilidad
• Preparar un balance general
• Hacer entradas de ajuste
• Producir declaraciones financieras

Documentos clave para la contabilidad

Además de registrar y analizar transacciones financieras, la contabilidad involucra el manejo y la organización de varios documentos esenciales. Estos documentos proporcionan un registro exhaustivo de las actividades financieras y sirven como evidencia crucial para auditorías y análisis financieros. Estos son algunos documentos clave comúnmente usados en contabilidad:

• Facturas: las facturas son documentos emitidos por un vendedor a un comprador, que describen los detalles de una transacción de venta. Incluyen información como fecha, artículo o servicio vendido, cantidad, precio unitario, monto total, términos de pago y cualquier impuesto aplicable. Las facturas funcionan como evidencia de ingreso y cuentas por cobrar para el vendedor, y como cuentas a pagar para el comprador.
• Recibos: los recibos son documentos escritos o electrónicos emitidos por un vendedor a un comprador luego de recibir el pago por productos o servicios. Proporcionan prueba del pago y generamente incluyen datos como la fecha, monto pagado, descripción del artículo o servicio, e información del vendedor. Los recibos son cruciales para monitorear ingresos, verificar gastos y mantener registros financieros precisos.
• Órdenes de compra: una orden de compra es un documento emitido por un comprador a un vendedor, que indica la intención de comprar productos o servicios. Establece la cantidad, descripción, precio acordado y términos y condiciones específicos. Las órdenes de compra ayudan a establecer un acuerdo formal entre el comprador y el vendedor, y facilitan el registro preciso de gastos y cuentas a pagar.
• Extractos bancarios: los extractos bancarios ofrecen un resumen de todas las transacciones y balances de una cuenta bancaria dentro de un período específico. Incluyen datos como depósitos, retiros, transferencias y también fees o cargos. Los extractos bancarios son cruciales para conciliar cuentas, verificar transacciones y asegurar la exactitud de la información financiera registrada.
• Registros de nómina: los registros de nómina incluyen documentos relacionados con las compensaciones a empleados, como planillas de horarios, cálculos salariales, formularios de retención de impuestos y recibos de sueldo. Estos registros son esenciales para calcular con exactitud salarios de empleados, monitorear gastos de nómina y cumplir con regulaciones laborales e impositivas.
• Extractos financieros: los extractos financieros son informes formales que proporcionan un resumen de la posición y desempeño financiero de una empresa. Los extractos financieros más importantes son el balance general, la declaración de ingresos y el estado de liquidez. Estos extractos resumen los datos financieros, incluyendo activos, pasivos, acciones, ingresos, gastos y liquidez, y proporcionan información sobre la salud financiera de la empresa.

La correcta organización y mantenimiento de estos documentos clave es crucial para un registro contable y un análisis financiero precisos. Usar un software de contabilidad o plataformas en la nube puede ayudar a optimizar el manejo de documentos, aumentar la exactitud de los registros y mejorar la eficiencia general de los procesos contables.

Consideraciones especiales de contabilidad

En el siempre cambiante escenario comercial, las prácticas contables deben adaptarse para abordar varias consideraciones especiales más allá del trabajo remoto. Estas consideraciones surgen de las prácticas y tendencias comerciales modernas, y comprenderlas es esencial para un manejo financiero preciso. Estos son algunos factores clave a considerar:

• Procesamiento de pagos para trabajadores remotos: a medida que el trabajo remoto se vuelve cada vez más común, los negocios deben desarrollar métodos eficientes de procesamiento de pagos adaptados a este tipos de trabajadores. Esto incluye implementar sistemas de pagos online seguros u opciones de depósito directo para asegurar el pago puntual y de manera conveniente a los empleados remotos.
• eCommerce y ventas online: el crecimiento del eCommerce y las ventas online presenta desafíos singulares de contabilidad. Los negocios deben monitorear y registrar con atención sus transacciones online, incluyendo ingresos por ventas, reembolsos, costos de envío y cualquier fee asociado para reflejar su rendimiento financiero con exactitud.
• Servicios de suscripción: muchos negocios ofrecen ahora servicios de suscripción, que requieren prácticas contables especializadas. El reconocimiento adecuado de los ingresos por suscripción, el manejo de facturación recurrente y el monitoreo de la tasa de pérdida de clientes son cruciales para asegurar un informe financiero preciso.
• Seguridad de datos y confidencialidad: las empresas deben asegurar la protección de los datos personales y financieros sensibles. Las consideraciones de contabilidad incluyen la implementación de robustas medidas de seguridad de datos, el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos y el cálculo de cualquier costo u obligación asociados.
• Operaciones comerciales internacionales: la globalización trajo aparejado un aumento en las operaciones comerciales internacionales. Considerar las transacciones mutinacionales, las conversiones de moneda y cumplir con las Normas Internacionales de Contabilidad y regulaciones impositivas es crucial para lograr informes financieros precisos y para el manejo de riesgos.

Preguntas Frecuentes